Términos y Condiciones de Uso de WHIMO

Los presentes Términos y Condiciones de Uso (los “Términos”) regulan el acceso, registro, contratación y utilización de la plataforma tecnológica WHIMO (la “Plataforma”), desarrollada y operada por Carlos Yezid Gómez Zuleta, persona natural domiciliada en Pereira, Risaralda, República de Colombia, identificado tributariamente con NIT 79.652.540-0, quien presta sus servicios bajo la marca comercial WHIMO.

Para efectos de estos Términos, toda referencia a “Whimo” comprenderá a Carlos Yezid Gómez Zuleta actuando como titular y operador de la Plataforma bajo la marca WHIMO, salvo que del contexto se desprenda expresamente un significado diferente.

Estos Términos establecen las condiciones aplicables a la relación entre Whimo y las personas naturales o jurídicas que contraten los servicios, así como a las personas autorizadas que utilicen la Plataforma.

Whimo es una plataforma tecnológica prestada bajo el modelo Software como Servicio (Software as a Service - SaaS), diseñada para facilitar la organización y gestión digital de información, procesos, actividades, personas, organizaciones y equipos de trabajo mediante herramientas configurables.

Dependiendo del plan contratado, las funcionalidades habilitadas y la evolución de la Plataforma, los servicios podrán incluir, entre otros:

• Gestión y organización de información y registros;
• Bases de datos y estructuras de información configurables;
• Formularios, tareas, recordatorios y flujos de trabajo;
• Automatización de procesos;
• Gestión documental y almacenamiento de archivos;
• Herramientas de colaboración;
• Funcionalidades asistidas por inteligencia artificial;
• Integraciones con servicios de terceros;
• Otras funcionalidades que Whimo incorpore y comunique como parte de la oferta vigente.

La descripción, alcance, límites, precio y condiciones particulares de cada plan o servicio serán los informados al Cliente antes de la contratación. Los presentes Términos no constituyen una promesa de disponibilidad de funcionalidades futuras.

Estos Términos aplican, según corresponda, a quienes creen una Cuenta, contraten o utilicen planes gratuitos o pagos, accedan a Espacios de Trabajo mediante invitación, actúen como Administradores o Usuarios, o utilicen funcionalidades, automatizaciones e integraciones habilitadas por Whimo.

Las personas que únicamente visiten el sitio web institucional estarán sujetas a las disposiciones aplicables a la navegación, la Política de Privacidad, la Política de Cookies y los avisos publicados en el sitio. La simple navegación por whimo.app no constituye por sí sola la contratación de un plan ni la aceptación de obligaciones económicas.

Administrador: Usuario autorizado para administrar un Espacio de Trabajo, sus miembros, configuraciones, permisos y recursos.

Automatización: Conjunto de disparadores, condiciones, reglas y acciones configuradas para ejecutarse automáticamente.

Cliente: Persona natural o jurídica que contrata un plan o servicio ofrecido por Whimo.

Contenido del Cliente: Información, registros, bases de datos, documentos, archivos, formularios, configuraciones y demás contenido que el Cliente o sus Usuarios incorporen o generen mediante la Plataforma.

Cuenta: Registro individual utilizado para identificar y autenticar a una persona que accede a Whimo.

Espacio de Trabajo o Workspace: Entorno dentro de Whimo en el cual uno o varios Usuarios administran información, configuraciones, recursos y permisos.

Inteligencia Artificial o IA: Funcionalidades basadas en modelos computacionales propios o de terceros utilizadas para asistir en tareas de análisis, generación, clasificación, organización o automatización.

Servicios de Terceros: Servicios tecnológicos externos que interoperan con Whimo, incluyendo, según corresponda, infraestructura, almacenamiento, autenticación, IA, calendarios, correo, mensajería, pagos o analítica.

Usuario: Persona natural que accede o utiliza la Plataforma por cuenta propia o debidamente autorizada por un Cliente u organización.

Solo podrán contratar los servicios de Whimo quienes tengan capacidad legal para celebrar contratos conforme a la legislación aplicable. Cuando una persona utilice Whimo en representación de una empresa, entidad, institución u otra organización, declara contar con facultades o autorizaciones suficientes para actuar dentro del alcance correspondiente.

Whimo podrá solicitar información razonablemente necesaria para verificar identidad, representación, titularidad de una Cuenta o autorización de acceso cuando ello resulte necesario para seguridad, prevención de fraude, contratación o cumplimiento legal.

Cuando la utilización de Whimo requiera la aceptación de estos Términos, el Usuario manifestará su consentimiento mediante el mecanismo electrónico habilitado por la Plataforma, que podrá consistir en una casilla de aceptación, botón de confirmación, firma electrónica u otro mecanismo que permita identificar razonablemente al Usuario y dejar evidencia de su manifestación de voluntad.

Antes de solicitar la aceptación, Whimo pondrá estos Términos a disposición del Usuario de forma accesible para consulta. Whimo podrá conservar evidencia de la aceptación, incluyendo la Cuenta asociada, versión aceptada, fecha, hora y registros técnicos razonablemente necesarios para acreditar la operación.

Cuando la aceptación sea necesaria para crear una Cuenta, contratar o activar un servicio, el proceso no se completará mientras el Usuario no manifieste su consentimiento mediante el mecanismo habilitado.

Whimo podrá actualizar estos Términos para reflejar cambios legales, regulatorios, tecnológicos, operativos, de seguridad o relacionados con las funcionalidades ofrecidas.

Las modificaciones que no alteren de manera sustancial los derechos u obligaciones contractuales podrán entrar en vigor en la fecha indicada en la versión actualizada, previa publicación en los canales oficiales de Whimo.

Cuando una modificación afecte de forma sustancial precios, renovación, alcance esencial del servicio, limitaciones relevantes o derechos u obligaciones de una relación contractual vigente, Whimo informará al Usuario por un medio razonable antes de su aplicación y utilizará el mecanismo de aceptación que resulte exigible conforme a la naturaleza del cambio y a la legislación aplicable.

Ninguna actualización tendrá por objeto desconocer derechos adquiridos ni limitar derechos irrenunciables reconocidos por la legislación aplicable.

Estos Términos han sido redactados originalmente en español. Whimo podrá ofrecer traducciones para facilitar su comprensión. Salvo que una norma imperativa disponga lo contrario, en caso de discrepancia prevalecerá la versión original en español.

La utilización de Whimo no crea relación laboral, sociedad, franquicia, agencia, mandato, representación, asociación o joint venture entre Whimo y el Usuario o Cliente. Cada parte conservará su independencia jurídica y será responsable de las obligaciones que le correspondan conforme a estos Términos, las condiciones particulares y la legislación aplicable.

Estos Términos deberán interpretarse conjuntamente, cuando resulten aplicables, con los siguientes documentos:

• Política de Privacidad;
• Política de Cookies;
• Política de Uso Aceptable;
• Política de Uso Responsable de Inteligencia Artificial;
• Acuerdo de Procesamiento de Datos (DPA), cuando corresponda;
• Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA), cuando se pacten;
• Órdenes de servicio, propuestas aceptadas y demás condiciones particulares expresamente incorporadas a la contratación.

El prestador del servicio es Carlos Yezid Gómez Zuleta, quien opera bajo la marca WHIMO, con NIT 79.652.540-0, domicilio principal en Pereira, Risaralda, Colombia, y dirección para notificaciones judiciales en Carrera 36 No. 36-38, Pereira, Risaralda, Colombia.

Canales de contacto: teléfono +57 321 858 8967; correo jurídico legal@whimo.app; correo para asuntos de privacidad privacy@whimo.app; sitio web https://whimo.app.

Whimo dispondrá en el mismo medio en que realice comercio electrónico de un canal accesible para peticiones, quejas y reclamos de consumidores que permita dejar constancia de la radicación, fecha y hora, y realizar seguimiento conforme a la legislación aplicable. Mientras exista un canal específico publicado en el sitio, las consultas jurídicas y de servicio podrán dirigirse a legal@whimo.app.

Para acceder a determinadas funcionalidades, el Usuario deberá crear una Cuenta y suministrar información veraz, suficiente y actualizada. Whimo podrá solicitar únicamente los datos razonablemente necesarios para registro, seguridad, contratación, facturación, soporte o prestación del servicio.

El Usuario se compromete a mantener actualizada su información. Whimo podrá limitar o suspender una Cuenta cuando existan razones razonables para considerar que se ha suministrado información falsa o engañosa, sin perjuicio del procedimiento aplicable según la gravedad del caso.

Cada Cuenta es individual. El Usuario no deberá venderla, cederla, alquilarla ni compartir credenciales de forma que permita accesos permanentes no autorizados. Las funcionalidades de trabajo colaborativo deberán utilizarse mediante cuentas o permisos individuales cuando estén disponibles.

El Usuario deberá adoptar medidas razonables para proteger contraseña, códigos de recuperación, sesiones, dispositivos autenticadores, llaves, tokens y demás credenciales. Whimo no solicitará contraseñas por correo electrónico, teléfono o servicios de mensajería.

Whimo podrá ofrecer mecanismos adicionales de autenticación, incluida autenticación multifactor, códigos temporales u otros métodos equivalentes. Cuando un plan o nivel de riesgo lo justifique, Whimo podrá requerir medidas adicionales de autenticación, informándolo al Usuario.

El Usuario será responsable de las acciones realizadas mediante sus credenciales cuando dichas acciones sean razonablemente atribuibles al Usuario o a personas a quienes este haya autorizado el acceso. Lo anterior no limita la responsabilidad que pueda corresponder a Whimo por fallas de seguridad, errores de la Plataforma u otros hechos que le sean legalmente imputables.

Si el Usuario sospecha que su Cuenta ha sido comprometida deberá, cuando sea posible, cambiar sus credenciales, cerrar sesiones activas e informar a Whimo a la mayor brevedad. Whimo podrá suspender temporalmente accesos o sesiones cuando detecte señales razonables de compromiso, fraude o riesgo de seguridad.

Los Espacios de Trabajo son entornos tecnológicos administrados por uno o más Usuarios autorizados. Cuando un Cliente empresarial contrate Whimo, el Cliente será responsable de designar a sus Administradores y de definir, dentro de las funcionalidades disponibles, los miembros, roles y permisos asociados a su organización.

La existencia de un Espacio de Trabajo no convierte al entorno tecnológico en sujeto responsable. Las responsabilidades corresponden al Cliente, a sus Usuarios o a Whimo según la acción, configuración u obligación de que se trate.

Los Administradores podrán, según el plan y permisos habilitados, invitar o remover Usuarios, modificar roles, configurar recursos y gestionar determinadas integraciones o automatizaciones. El Cliente deberá revisar periódicamente los accesos concedidos y revocarlos cuando dejen de ser necesarios.

Cada Usuario autorizado quedará sujeto a estos Términos en lo que resulte aplicable. Whimo pondrá a disposición de los Usuarios los documentos contractuales y de privacidad correspondientes.

La asignación de permisos corresponde al Cliente y a sus Administradores dentro de las opciones habilitadas. Whimo no será responsable por accesos correctamente ejecutados conforme a permisos otorgados por el Cliente, sin perjuicio de su responsabilidad por fallas atribuibles a la Plataforma, defectos de aislamiento o incumplimiento de sus propias obligaciones de seguridad.

Whimo podrá ofrecer mecanismos de recuperación de Cuenta y solicitar verificaciones razonables de identidad. Cuando existan dudas justificadas sobre la identidad o autoridad del solicitante, Whimo podrá aplazar o negar la recuperación hasta contar con elementos suficientes para proteger la Cuenta y la información asociada.

El cierre de una Cuenta individual, la salida de un Espacio de Trabajo, la terminación de un plan empresarial y la supresión de datos personales son operaciones distintas y pueden tener efectos diferentes.

Cuando un Usuario vinculado a un Cliente empresarial cierre su Cuenta o deje de pertenecer a la organización, ello no implicará la eliminación de información empresarial o de terceros que pertenezca al Espacio de Trabajo del Cliente. La conservación, devolución o eliminación de dicha información se regirá por las instrucciones del Cliente, la Política de Privacidad, el DPA cuando aplique y las obligaciones legales correspondientes.

Whimo podrá establecer reglas para Cuentas inactivas, especialmente en planes gratuitos. Antes de eliminar recursos por inactividad, Whimo procurará realizar aviso previo razonable cuando sea técnicamente posible. En planes pagos, cualquier eliminación relacionada con terminación, mora o inactividad estará sujeta a las condiciones del plan y a las reglas sobre exportación y conservación de información previstas en estos Términos.

Con fines de seguridad, prevención de fraude, diagnóstico, continuidad, cumplimiento y mejora del servicio, Whimo podrá registrar eventos técnicos como inicios de sesión, cambios de configuración, modificaciones de permisos, ejecución de procesos, actividad de integraciones y eventos de seguridad. El tratamiento de estos registros se realizará conforme a la Política de Privacidad y los períodos de conservación aplicables.

Durante la vigencia de la relación contractual, Whimo concede al Usuario una licencia limitada, no exclusiva, intransferible y no sublicenciable para acceder y utilizar la Plataforma únicamente conforme al plan contratado, estos Términos y las funcionalidades habilitadas. La licencia finalizará o podrá suspenderse únicamente conforme a estos Términos, a las condiciones particulares y a la legislación aplicable.

Salvo autorización expresa o cuando una norma imperativa permita lo contrario, el Usuario no podrá:

• Copiar o reproducir sustancialmente la Plataforma, su interfaz o componentes protegidos;
• Realizar ingeniería inversa, descompilar o intentar obtener código fuente no público;
• Eludir mecanismos de seguridad, autenticación, cuotas o controles técnicos;
• Sublicenciar o comercializar accesos fuera de los mecanismos expresamente habilitados;
• Eliminar avisos de propiedad intelectual o utilizar marcas de Whimo sin autorización;
• Acceder a recursos internos no destinados al Usuario.

Nada de esta cláusula impide la competencia legítima ni el desarrollo independiente de productos o servicios, siempre que no se infrinjan derechos de propiedad intelectual, secretos empresariales, obligaciones de confidencialidad o controles de acceso de Whimo.

Whimo podrá incorporar, modificar o retirar funcionalidades como parte de la evolución normal de la Plataforma. Los cambios no deberán desconocer el alcance esencial de un servicio expresamente contratado durante un período ya pagado, salvo que sean necesarios por seguridad, cumplimiento legal, obsolescencia técnica o causas fuera del control razonable de Whimo. Cuando el impacto sea sustancial, Whimo informará con una antelación razonable cuando las circunstancias lo permitan.

Whimo podrá ofrecer planes gratuitos, pagos o personalizados. Cada plan podrá establecer límites respecto de usuarios, almacenamiento, registros, automatizaciones, uso de IA, integraciones, soporte, capacidad de procesamiento u otras variables. Las características vigentes serán las informadas antes de la contratación y en la documentación comercial correspondiente.

Whimo podrá ofrecer pruebas o modalidades gratuitas sujetas a límites específicos. Salvo que se informe y acepte expresamente lo contrario, la finalización de una prueba no generará automáticamente el cobro de un plan pago. Las condiciones de una modalidad gratuita podrán modificarse hacia futuro, procurando aviso razonable cuando se afecten recursos o información del Usuario.

Antes de finalizar una contratación, Whimo informará, según corresponda, las características esenciales del servicio, precio total o forma de determinarlo, moneda, periodicidad, duración mínima si existe, condiciones de renovación, impuestos aplicables, límites relevantes y forma de cancelación. Las condiciones particulares aceptadas por el Cliente hacen parte de la relación contractual.

Whimo emitirá la factura electrónica de venta o el documento tributario que corresponda conforme a la legislación aplicable. El Cliente deberá suministrar y mantener actualizados los datos necesarios para la facturación, como nombre completo o razón social, identificación tributaria cuando corresponda, dirección, correo electrónico y demás información fiscal requerida.

Los errores originados en información incorrecta suministrada por el Cliente serán corregidos conforme a los procedimientos tributarios aplicables, sin perjuicio de las obligaciones que correspondan a Whimo como facturador.

Whimo podrá habilitar tarjetas, transferencias, billeteras, pasarelas u otros medios de pago. Cuando intervenga un proveedor de pagos, la transacción podrá estar sujeta adicionalmente a sus términos, controles antifraude y políticas. Whimo tratará la información financiera únicamente en la medida necesaria y conforme a la Política de Privacidad y a la arquitectura técnica implementada.

La renovación automática solo aplicará cuando el plan seleccionado la contemple y dicha condición haya sido informada de forma clara antes de la contratación. Cuando exista cobro recurrente, el Cliente deberá autorizarlo mediante el mecanismo habilitado. La renovación automática no se presumirá por la sola existencia de estos Términos.

El Cliente podrá desactivar la renovación antes del siguiente cobro conforme al procedimiento informado en la Plataforma o en la contratación. La desactivación de la renovación no afecta el acceso ya pagado durante el período vigente, salvo solicitud de terminación inmediata cuando legal o contractualmente corresponda.

Whimo aplicará y discriminará los impuestos que legalmente correspondan según la naturaleza del servicio, el lugar de prestación o utilización, la calidad del Cliente y las demás circunstancias relevantes. El tratamiento tributario de una suscripción SaaS puede ser diferente del aplicable a implementación, consultoría, capacitación, desarrollo personalizado, soporte especializado u otros servicios profesionales.

Ninguna disposición de estos Términos constituye una garantía de exclusión, exención o tarifa tributaria específica para todos los servicios o jurisdicciones.

Whimo podrá modificar sus precios para períodos futuros. Los cambios no serán retroactivos y, cuando afecten una suscripción vigente, se informarán antes del siguiente ciclo o renovación en que vayan a aplicarse, salvo reducciones o beneficios favorables al Cliente.

Los cambios de plan podrán producir efectos inmediatos o al siguiente ciclo, según se informe antes de confirmarlos. Cuando exista prorrateo, cambio de límites o pérdida de funcionalidades, dicha consecuencia deberá ser informada previamente.

Cuando un pago exigible no pueda procesarse o permanezca vencido, Whimo podrá notificar al Cliente, intentar nuevamente el cobro, limitar funcionalidades premium o suspender temporalmente el servicio. La medida deberá ser proporcional y no extinguirá obligaciones económicas ya causadas.

Cuando resulte razonablemente posible, Whimo procurará permitir al Cliente recuperar acceso una vez subsanado el incumplimiento, sujeto a los períodos de conservación de información y a las condiciones aplicables.

El Cliente podrá cancelar la renovación futura de su suscripción conforme a los mecanismos informados. Salvo que solicite y proceda una terminación inmediata, la cancelación de la renovación permitirá utilizar el servicio hasta finalizar el período ya pagado.

La terminación inmediata, la devolución de valores pagados y el derecho de retracto son asuntos distintos y se regirán por esta cláusula, las condiciones particulares y la legislación aplicable.

Cuando el Cliente tenga la calidad de consumidor y el derecho de retracto resulte aplicable conforme a la legislación colombiana, podrá ejercerlo dentro del plazo legal. En los casos en que proceda el retracto, Whimo efectuará la devolución dentro del término máximo legal vigente, actualmente quince (15) días calendario, una vez se hayan cumplido los requisitos aplicables.

El derecho de retracto puede estar sujeto a excepciones legales, incluida la prestación de servicios cuya ejecución haya comenzado con el acuerdo del consumidor. Cuando Whimo requiera iniciar inmediatamente un servicio cuya naturaleza pueda estar comprendida en dicha excepción, podrá solicitar una aceptación específica sobre el inicio de la prestación.

Independientemente del retracto, el consumidor conservará los derechos que le correspondan por incumplimiento, garantía, reversión del pago u otras figuras previstas por la legislación aplicable.

Fuera de los casos en que la devolución sea legalmente obligatoria o haya sido pactada expresamente, la falta de uso del servicio, una configuración equivocada atribuible al Usuario o la cancelación voluntaria durante un período ya iniciado no generarán por sí solas un derecho automático a reembolso.

Whimo podrá conceder devoluciones o créditos comerciales excepcionales cuando lo considere procedente. Estas decisiones no constituyen precedente ni modifican los derechos legales de consumidores.

Whimo podrá ofrecer promociones, descuentos o beneficios sujetos a condiciones y vigencia. Podrá modificarlos o finalizarlos para nuevas contrataciones, sin afectar beneficios ya adquiridos por un Cliente conforme a los términos bajo los cuales fueron ofrecidos.

Además de la suscripción SaaS, Whimo podrá ofrecer servicios profesionales como implementación, parametrización, migración, capacitación, consultoría, integraciones, desarrollos personalizados o soporte especializado. Estos servicios podrán tener precio, alcance, impuestos, cronograma y condiciones independientes, que deberán constar en una propuesta, orden de servicio o acuerdo particular.

El Cliente conserva los derechos que legalmente le correspondan sobre sus bases de datos, documentos, archivos, configuraciones, información empresarial y demás Contenido del Cliente. El uso de Whimo no transfiere a Whimo la propiedad de dicho contenido.

Los datos personales incluidos en el Contenido del Cliente permanecen sujetos a los derechos de sus respectivos titulares y al régimen de protección de datos aplicable. La administración de una base de datos no convierte al Cliente en propietario de los datos personales de terceros.

En la medida necesaria para prestar los servicios contratados, el Cliente autoriza a Whimo a alojar, copiar técnicamente, transmitir, procesar, convertir formatos, respaldar, sincronizar, mostrar y ejecutar operaciones automatizadas sobre el Contenido del Cliente conforme a sus instrucciones, configuraciones y funcionalidades habilitadas.

Esta autorización es limitada a la prestación del servicio y no implica cesión de propiedad intelectual ni autorización para utilizar los datos personales con finalidades incompatibles con la relación contractual o la Política de Privacidad.

El Cliente será responsable de contar con los derechos, permisos, autorizaciones o bases jurídicas necesarias para incorporar, tratar, compartir o instruir el procesamiento de información mediante Whimo. El Cliente no deberá utilizar la Plataforma para almacenar o procesar contenido ilícito o respecto del cual carezca de facultades suficientes.

Lo anterior no libera a Whimo del cumplimiento de las obligaciones que le correspondan por sus propias actividades de tratamiento, seguridad o prestación del servicio.

Respecto de los datos personales que Whimo recolecta y utiliza para gestionar Cuentas, seguridad, facturación, soporte, comunicaciones y su propia relación con Usuarios y Clientes, Carlos Yezid Gómez Zuleta podrá actuar como Responsable del Tratamiento conforme a la Política de Privacidad.

Cuando un Cliente utilice Whimo para procesar datos personales bajo sus propias finalidades e instrucciones, el Cliente actuará normalmente como Responsable del Tratamiento y Carlos Yezid Gómez Zuleta, operando WHIMO, podrá actuar como Encargado. Cuando corresponda, esta relación se desarrollará mediante un Acuerdo de Procesamiento de Datos (DPA).

Whimo y el Cliente se comprometen a proteger la información no pública recibida de la otra parte que razonablemente deba considerarse confidencial, incluida información comercial, operativa, financiera, técnica, bases de datos, credenciales y secretos empresariales.

La obligación no aplicará a información que sea pública sin incumplimiento, haya sido conocida legítimamente con anterioridad, sea recibida lícitamente de un tercero sin deber de reserva o deba revelarse por obligación legal u orden válida de autoridad. Cuando sea legalmente posible, la parte requerida procurará informar a la otra antes de la divulgación.

Whimo implementará medidas técnicas, administrativas y organizacionales razonables y proporcionales a la naturaleza del servicio y de la información tratada para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información. Ningún sistema tecnológico puede garantizar seguridad absoluta.

Las medidas específicas se describirán, cuando corresponda, en la Política de Privacidad, el DPA, documentación de seguridad o acuerdos empresariales aplicables. Whimo no presentará como implementados controles que no formen parte de su arquitectura o procedimientos reales.

Whimo podrá utilizar proveedores o integraciones de terceros para prestar determinadas funcionalidades. Cuando dichos terceros procesen datos personales por cuenta de Whimo o del Cliente, se aplicarán los roles, salvaguardas contractuales y reglas de transmisión o transferencia internacional que correspondan.

La lista o descripción de proveedores relevantes podrá mantenerse actualizada en la Política de Privacidad, el DPA, un inventario de subencargados o documentación equivalente.

Whimo realiza copias de seguridad automatizadas de la base de datos de la Plataforma con frecuencia diaria. Estas copias se mantienen cifradas, en infraestructura externa e independiente del entorno de producción, con una retención de treinta (30) días, y tienen como finalidad la recuperación de infraestructura ante contingencias mayores.

Las copias de seguridad estándar son de infraestructura: no constituyen un servicio de recuperación individual por Usuario, archivo histórico o versionado, y no garantizan la recuperación de información eliminada por el propio Usuario.

Las copias de seguridad estándar no comprenden los archivos y documentos cargados por los Usuarios. El respaldo de archivos podrá contratarse como servicio adicional bajo solicitud, especialmente en acuerdos empresariales o planes Enterprise, sujeto a condiciones técnicas, capacidad de almacenamiento, tarifa y alcance acordados.

El Cliente es responsable de conservar respaldos propios de la información que considere crítica para su operación, salvo que haya contratado expresamente un servicio adicional de respaldo con alcance definido.

Cuando técnicamente sea posible y según el plan contratado, Whimo ofrecerá mecanismos razonables para que el Cliente exporte su información en formatos disponibles. La exportación no comprende software, lógica interna, arquitectura ni otros elementos protegidos de Whimo.

La eliminación de contenido puede no reflejarse inmediatamente en copias de seguridad, registros de auditoría o sistemas de contingencia. La información residual se conservará únicamente durante los períodos y finalidades justificadas por seguridad, continuidad, obligaciones legales o defensa de derechos, conforme a la Política de Privacidad y al DPA cuando corresponda.

Carlos Yezid Gómez Zuleta es titular de los derechos de propiedad intelectual que le correspondan sobre WHIMO y sus activos propios, incluyendo software, código, arquitectura, diseños, interfaces, documentación, material gráfico, metodologías y demás desarrollos propios, salvo componentes, bibliotecas, contenidos o tecnologías licenciadas de terceros.

La contratación de Whimo concede únicamente el derecho de uso previsto en estos Términos y no implica cesión de código fuente, derechos patrimoniales, secretos empresariales, marcas ni otros activos de propiedad intelectual.

WHIMO, sus logotipos, elementos distintivos y demás signos utilizados para identificar la Plataforma pertenecen a su titular o se utilizan con autorización legítima. El Usuario no podrá utilizarlos de forma que sugiera asociación, patrocinio o representación no autorizada.

Cuando un Usuario envíe voluntariamente sugerencias o comentarios sobre el producto, autoriza a Whimo a utilizarlos para evaluar, desarrollar o mejorar la Plataforma, sin que ello implique transferencia del Contenido del Cliente, datos empresariales, datos personales o propiedad intelectual preexistente del Usuario.

Whimo podrá generar métricas técnicas, estadísticas agregadas o información adecuadamente anonimizada para analizar rendimiento, uso, seguridad y evolución del servicio, siempre que dicha información no permita identificar razonablemente a una persona, Cliente u organización. Whimo no comercializará datos personales identificables de Clientes o Usuarios sin una base jurídica válida.

Whimo podrá divulgar información cuando exista una obligación legal, orden judicial o requerimiento válido de autoridad competente, limitando la divulgación al alcance requerido. Cuando la ley lo permita y ello no comprometa una investigación o medida de seguridad, Whimo procurará informar al Cliente afectado.

Whimo podrá ofrecer funcionalidades asistidas por inteligencia artificial para analizar, clasificar, generar, organizar o transformar información dentro de los casos de uso habilitados. La disponibilidad, límites y alcance dependerán del plan y de la configuración correspondiente.

Actualmente Whimo no desarrolla ni entrena modelos propios con la información de sus Clientes. Determinadas funcionalidades utilizan servicios de OpenAI mediante API como proveedor tecnológico de IA.

Whimo no realiza, por el solo hecho de que un Cliente tenga una Cuenta, un análisis general de sus bases de datos, archivos o conversaciones para entrenar modelos de inteligencia artificial. La información se transmite a un proveedor de IA únicamente cuando el Usuario, o una automatización configurada por el Cliente, activa una funcionalidad que requiera dicho procesamiento.

Whimo configura actualmente las solicitudes a OpenAI con almacenamiento de respuesta deshabilitado cuando la funcionalidad lo permite (store=false) y no tiene habilitada la opción voluntaria de compartir datos de API para entrenamiento de modelos. No obstante, los proveedores pueden mantener registros técnicos o de prevención de abuso conforme a sus políticas y obligaciones legales aplicables.

Whimo utiliza actualmente la configuración global del proveedor de IA y no ha contratado una región específica de residencia de datos. En consecuencia, el procesamiento puede implicar flujos internacionales de información conforme a la infraestructura y condiciones del proveedor. El detalle aplicable se desarrolla en la Política de Privacidad y, cuando corresponda, en el DPA.

Los sistemas de IA pueden producir resultados incorrectos, incompletos, inconsistentes o desactualizados. El Usuario deberá revisar razonablemente los resultados antes de utilizarlos para decisiones o acciones relevantes, especialmente cuando puedan producir efectos jurídicos, financieros, médicos, laborales, regulatorios u otros efectos significativos sobre personas u organizaciones.

Las funcionalidades de IA son herramientas de asistencia y no sustituyen asesoría profesional ni la supervisión humana cuando esta resulte necesaria.

Whimo podrá permitir al Cliente configurar automatizaciones mediante condiciones, disparadores y acciones. El Cliente es responsable de diseñar, probar y supervisar la lógica que configure, así como de los permisos y destinatarios seleccionados.

Whimo no será responsable por consecuencias originadas exclusivamente en una configuración incorrecta atribuible al Usuario. Esta regla no limita la responsabilidad que corresponda a Whimo por errores de ejecución atribuibles a la Plataforma.

Cuando Whimo habilite agentes o funcionalidades capaces de ejecutar acciones automatizadas, dichas acciones operarán dentro de los permisos, instrucciones y limitaciones configuradas. Whimo podrá requerir confirmación humana para determinadas acciones según su riesgo o naturaleza.

El Usuario deberá mantener supervisión adecuada sobre acciones que puedan generar efectos jurídicos, económicos, reputacionales u operativos relevantes.

Whimo podrá permitir integraciones con servicios de terceros. Al conectar una integración, el Usuario autoriza a Whimo a intercambiar con el proveedor correspondiente únicamente la información necesaria para ejecutar la funcionalidad y dentro de los permisos otorgados.

Whimo integra actualmente funcionalidades con Google Calendar. Según la configuración autorizada, la integración puede acceder o intercambiar información necesaria para consultar, crear, actualizar o sincronizar eventos, como títulos, fechas, horarios, zonas horarias, asistentes y datos asociados al calendario. El uso de la integración está sujeto además a las condiciones y políticas aplicables de Google.

Whimo utiliza Tesseract para funciones de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). El uso de OCR no implica, por sí solo, el envío del documento a OpenAI para extraer texto. Si posteriormente el Cliente configura una función de IA que utilice el texto extraído, la información necesaria para esa función podrá ser procesada por el proveedor de IA conforme a estas condiciones y a la Política de Privacidad.

Whimo podrá sustituir o incorporar proveedores tecnológicos cuando sea necesario por razones técnicas, de seguridad, calidad, disponibilidad o evolución del servicio. Cuando un cambio implique un nuevo proveedor de IA o un cambio material en el tratamiento de datos, Whimo actualizará la documentación correspondiente y realizará las comunicaciones que resulten legal o contractualmente exigibles.

El Usuario se compromete a utilizar Whimo de buena fe, conforme a la ley, estos Términos, la Política de Uso Aceptable y demás documentos aplicables. Deberá proteger sus credenciales, respetar derechos de terceros, mantener actualizada la información necesaria y utilizar las funcionalidades dentro del alcance de su plan.

El Cliente será responsable de cumplir las normas aplicables a su propia actividad y uso de la Plataforma, incluyendo, cuando corresponda, protección de datos personales, propiedad intelectual, comunicaciones comerciales, defensa del consumidor, normativa laboral, financiera, sanitaria, tributaria o sectorial.

La disponibilidad de una función en Whimo no significa que su uso sea adecuado o legal para todos los sectores, territorios o finalidades.

Cuando el Cliente utilice Whimo para enviar mensajes, correos, notificaciones u otras comunicaciones, deberá contar con las autorizaciones, bases jurídicas o permisos exigibles y respetar las preferencias de los destinatarios, incluida la oposición o cancelación cuando corresponda.

Whimo podrá adoptar controles razonables para prevenir spam, fraude, abuso o incumplimientos de políticas de proveedores de mensajería.

El Usuario no podrá utilizar Whimo para actividades ilícitas, fraudulentas, abusivas, que vulneren derechos de terceros, comprometan la seguridad o estabilidad de la Plataforma, eludan controles técnicos o infrinjan la Política de Uso Aceptable. En particular, se prohíbe utilizar la Plataforma para:

• Fraude, suplantación, engaño deliberado o actividades criminales;
• Malware, ransomware, spyware, ataques informáticos o acceso no autorizado;
• Spam o comunicaciones masivas no autorizadas;
• Vulneración de derechos de autor, marcas, secretos empresariales o privacidad;
• Acoso, amenazas, explotación, discriminación ilícita o daño a personas;
• Elusión deliberada de límites, cuotas, autenticación o controles de seguridad;
• Procesos que comprometan de forma abusiva la infraestructura o afecten sustancialmente a otros Usuarios.

La Política de Uso Aceptable podrá desarrollar categorías adicionales y ejemplos de conductas prohibidas.

El Cliente deberá utilizar almacenamiento, procesamiento, automatizaciones, IA, integraciones y demás recursos de acuerdo con los límites de su plan y de forma que no afecte de manera desproporcionada la estabilidad, seguridad o disponibilidad del servicio para otros Usuarios.

Cuando un consumo exceda de forma significativa los parámetros contratados o represente un riesgo técnico, Whimo podrá aplicar límites temporales, solicitar ajustes o proponer un cambio de plan. Cuando sea razonablemente posible, se informará al Cliente antes de adoptar medidas que afecten materialmente su operación, salvo urgencias de seguridad.

Whimo podrá adoptar medidas proporcionales según gravedad, reiteración, impacto y posibilidad de subsanación, incluyendo advertencias, solicitud de corrección, limitación temporal de funciones, suspensión preventiva o terminación del servicio.

Cuando el incumplimiento sea menor o subsanable, Whimo procurará ofrecer una oportunidad razonable de corrección. En casos de fraude, actividad ilícita manifiesta, ataque, compromiso de seguridad, riesgo grave para terceros u orden de autoridad competente, Whimo podrá actuar inmediatamente.

Whimo podrá suspender temporalmente una Cuenta, integración, automatización o proceso cuando existan razones razonables para considerar que ha sido comprometido, está siendo utilizado fraudulentamente, pone en riesgo la Plataforma o a terceros, o cuando sea necesario cumplir una obligación legal.

Siempre que sea posible y no comprometa la seguridad, una investigación o una obligación legal, Whimo informará al Usuario sobre la medida y las acciones necesarias para su revisión o levantamiento.

Whimo podrá terminar el servicio por incumplimientos graves o reiterados, fraude, actividad ilícita, afectación deliberada de la infraestructura, vulneración grave de derechos de terceros o incumplimiento persistente de obligaciones de pago.

Cuando una medida no derive de una obligación legal, fraude manifiesto o riesgo que impida razonablemente hacerlo, el Usuario podrá solicitar su revisión y aportar información adicional. Si desaparecen las causas de una suspensión subsanable, Whimo podrá restablecer el acceso sujeto a condiciones razonables de seguridad y cumplimiento.

La terminación no extingue obligaciones económicas ya causadas ni las disposiciones que por su naturaleza deban sobrevivir, como confidencialidad, propiedad intelectual, tratamiento y conservación de información, responsabilidades previas y solución de controversias.

Whimo prestará los servicios con medidas técnicas y organizacionales razonables, procurando mantener una Plataforma estable, segura y disponible. Salvo que exista un SLA expresamente pactado, Whimo no garantiza disponibilidad continua, ininterrumpida o absolutamente libre de errores.

Whimo podrá realizar mantenimientos preventivos, correctivos o evolutivos. Cuando sea razonablemente posible, informará con antelación las interrupciones programadas que puedan afectar significativamente el servicio. Los mantenimientos urgentes relacionados con seguridad o estabilidad podrán ejecutarse sin aviso previo.

Whimo procurará mantener procedimientos razonables de continuidad y recuperación de infraestructura. Cuando tenga conocimiento de un incidente de seguridad que afecte de manera significativa la Plataforma o la información procesada, actuará con diligencia razonable para contenerlo, investigarlo, mitigar sus efectos, restablecer el servicio y cumplir las obligaciones de notificación aplicables.

Whimo podrá ofrecer soporte conforme al plan contratado. Los canales, horarios, prioridades y tiempos estimados de respuesta serán los publicados o acordados para cada modalidad. La prestación de soporte no implica la obligación de desarrollar funcionalidades personalizadas salvo acuerdo particular.

Determinadas funcionalidades pueden depender de proveedores externos, redes de telecomunicaciones, calendarios, mensajería, IA, autenticación, pagos u otros servicios. Whimo no controla interrupciones o cambios originados exclusivamente en dichos terceros fuera de su control razonable, pero conservará las obligaciones que le correspondan respecto de selección, configuración, integración, seguridad y gestión de sus proveedores.

Whimo proporciona una herramienta tecnológica y no garantiza que el servicio satisfaga toda necesidad particular del Usuario, que los resultados de IA sean exactos, que las integraciones de terceros permanezcan disponibles indefinidamente o que los procesos configurados por el Usuario produzcan un resultado comercial determinado.

Lo anterior no excluye las garantías, deberes de calidad, idoneidad, seguridad ni demás responsabilidades que no puedan limitarse conforme a normas imperativas aplicables.

En relaciones con Clientes empresariales y únicamente en la medida permitida por la ley, la responsabilidad contractual agregada de Whimo derivada de un mismo hecho o serie de hechos relacionados podrá limitarse al valor efectivamente pagado por el Cliente por los servicios afectados durante los doce (12) meses anteriores al evento que origine la reclamación.

La limitación anterior no aplicará cuando la ley prohíba limitar la responsabilidad ni frente a conductas dolosas o gravemente culposas, obligaciones de confidencialidad o protección de datos en la medida en que legalmente corresponda, infracciones de propiedad intelectual propias de Whimo u otros eventos que por su naturaleza no puedan ser válidamente limitados.

Cuando el Usuario tenga la calidad de consumidor, prevalecerán los derechos y responsabilidades imperativas establecidos por la legislación de protección al consumidor y esta cláusula no tendrá el efecto de reducirlos.

En relaciones empresariales y en la medida permitida por la ley, Whimo no responderá por daños indirectos, consecuenciales o pérdidas de oportunidad que no sean consecuencia directa e imputable del incumplimiento de Whimo. Esta exclusión no afectará derechos irrenunciables ni responsabilidades que legalmente deban ser asumidas.

El Cliente empresarial deberá mantener indemne a Whimo frente a reclamaciones de terceros que deriven directamente de contenido ilícito aportado por el Cliente, infracción de derechos de terceros, comunicaciones enviadas sin las autorizaciones exigibles, tratamiento ilegal de datos realizado por instrucciones del Cliente o automatizaciones configuradas por este, siempre que la reclamación no sea atribuible a un incumplimiento propio de Whimo.

Ninguna parte será responsable por incumplimientos ocasionados por eventos de fuerza mayor o caso fortuito conforme a la ley, siempre que el evento sea ajeno a su control razonable y la parte afectada adopte medidas diligentes para mitigar sus consecuencias. La mera existencia de un ciberataque no constituye automáticamente fuerza mayor si el daño era razonablemente prevenible mediante las medidas exigibles.

Las partes procurarán adoptar medidas razonables para mitigar daños. Los compromisos específicos de disponibilidad, tiempos de respuesta, soporte o créditos de servicio solo serán exigibles cuando consten expresamente en un SLA o acuerdo particular.

Whimo podrá enviar comunicaciones necesarias para la prestación del servicio, como avisos de seguridad, facturación, renovación, cambios contractuales, soporte y mantenimiento, mediante los datos de contacto asociados a la Cuenta.

Las comunicaciones promocionales o de mercadeo se gestionarán separadamente conforme a la Política de Privacidad, las autorizaciones requeridas y las preferencias del destinatario. La aceptación de estos Términos no constituye por sí sola una autorización ilimitada para recibir publicidad.

Whimo podrá actualizar o modificar la Plataforma como parte de su evolución. Cuando un cambio afecte de manera sustancial un servicio contratado, Whimo procurará comunicarlo previamente, salvo que razones urgentes de seguridad, cumplimiento legal, continuidad o fuerza mayor exijan una actuación inmediata.

En contratos mercantiles de ejecución periódica o sucesiva y en la medida permitida por la legislación aplicable, Carlos Yezid Gómez Zuleta podrá transferir total o parcialmente la posición contractual y la operación de Whimo a una persona jurídica que adquiera o continúe legítimamente la Plataforma, incluida una sociedad constituida para desarrollar la actividad de Whimo.

Cuando corresponda, Whimo informará a los Clientes sobre la sustitución del prestador y la identidad del nuevo responsable. La cesión no tendrá por objeto menoscabar derechos previamente adquiridos ni alterar retroactivamente las condiciones económicas ya causadas.

Estos Términos, el plan seleccionado, las condiciones particulares, órdenes de servicio, SLA, DPA y demás documentos incorporados conforman el acuerdo aplicable al uso de Whimo. Esta disposición no desconoce las condiciones objetivas ofrecidas al consumidor en publicidad u ofertas que resulten jurídicamente vinculantes.

En caso de contradicción, y salvo norma imperativa, prevalecerán: (1) la orden de servicio o contrato particular respecto de las materias específicamente negociadas; (2) el SLA respecto de niveles de servicio; (3) el DPA respecto del tratamiento de datos personales; (4) estos Términos; y (5) las políticas especializadas. Cada documento prevalecerá únicamente respecto de la materia que regule de forma específica.

Estos Términos se regirán por las leyes de la República de Colombia. Lo anterior se entiende sin perjuicio de normas imperativas que resulten aplicables a consumidores en otras jurisdicciones o de la ley expresamente acordada en un contrato empresarial particular.

Las partes procurarán resolver de buena fe cualquier diferencia relacionada con estos Términos mediante negociación directa. Cuando resulte procedente, podrán acudir a conciliación, mediación u otros mecanismos alternativos. Si no se alcanza una solución, cualquiera de las partes podrá acudir a la jurisdicción competente conforme a la legislación aplicable.

Estos Términos generales no imponen arbitraje obligatorio a consumidores. Un pacto arbitral podrá establecerse separadamente en contratos empresariales o mediante una aceptación que cumpla los requisitos legales aplicables.

Whimo podrá restringir determinadas operaciones cuando resulte razonablemente necesario para cumplir sanciones económicas, restricciones comerciales, requerimientos de autoridades u obligaciones legalmente aplicables a Whimo, sus proveedores o una transacción determinada.

Cuando el Cliente o Usuario tenga la calidad de consumidor, ninguna disposición de estos Términos se interpretará en el sentido de excluir, limitar o hacer renunciar derechos que tengan carácter irrenunciable. En caso de duda sobre el alcance de una cláusula en una relación de consumo, se aplicarán las reglas de interpretación establecidas por la legislación correspondiente.

Whimo mantendrá en el medio de comercio electrónico la información de identificación y contacto exigida por la ley, un canal de PQR con trazabilidad y el enlace visible a la autoridad colombiana de protección al consumidor cuando resulte exigible.

Si una disposición es declarada inválida o inaplicable por autoridad competente, las demás conservarán su vigencia. La falta de ejercicio de un derecho por una parte no constituye renuncia permanente a ejercerlo posteriormente.

La terminación de la relación no afectará aquellas disposiciones que por su naturaleza deban continuar vigentes, incluidas confidencialidad, propiedad intelectual, obligaciones de pago causadas, tratamiento y conservación de información, responsabilidades derivadas de hechos anteriores y solución de controversias.

Prestador del servicio: Carlos Yezid Gómez Zuleta. Marca comercial: WHIMO. NIT: 79.652.540-0. Domicilio principal: Pereira, Risaralda, Colombia. Dirección para notificaciones judiciales: legal@whimo.app. Teléfono: +57 321 858 8967. Correo jurídico: legal@whimo.app. Correo para asuntos de privacidad: privacy@whimo.app. Sitio web: https://whimo.app.

La aceptación de estos Términos se realizará mediante el mecanismo electrónico habilitado por Whimo durante el registro, contratación o activación del servicio correspondiente. Whimo podrá conservar evidencia de dicha aceptación, incluida la versión aceptada, Cuenta asociada, fecha, hora y demás registros técnicos razonablemente necesarios.

Versión 1.0. Fecha de entrada en vigor y última actualización: 20 de agosto de 2026.