Centro de Confianza

La comunicación entre el navegador del Usuario y los servidores de Whimo se realiza mediante HTTPS y TLS, protegiendo la información durante su transmisión.

Whimo utiliza certificados digitales y configuraciones de seguridad orientadas a evitar que la información viaje sin cifrar entre el Usuario y la Plataforma.

Las contraseñas de los usuarios no se almacenan en texto plano y se protegen mediante mecanismos criptográficos adecuados para su almacenamiento.

También aplicamos controles destinados a reducir intentos automatizados o repetitivos de acceso a las cuentas.

Whimo permite activar autenticación multifactor (MFA) como medida adicional de protección durante el inicio de sesión.

Actualmente su activación es opcional para cada Usuario.

Whimo utiliza controles de acceso basados en roles y permisos.

Las organizaciones pueden administrar diferentes niveles de acceso dentro de sus espacios de trabajo y limitar las funcionalidades disponibles para cada usuario de acuerdo con sus responsabilidades.

Las funciones administrativas de mayor privilegio cuentan con controles adicionales de autorización.

Whimo aplica controles de autorización y aislamiento lógico orientados a impedir que los usuarios de una organización accedan a la información de otra organización.

Whimo mantiene registros de seguridad y auditoría sobre determinados eventos relevantes de la Plataforma, que pueden utilizarse para investigar situaciones operativas o de seguridad cuando resulte necesario.

Whimo realiza copias de seguridad automatizadas y cifradas de la base de datos con frecuencia diaria.

Los respaldos:

• se cifran antes de almacenarse;
• se conservan durante 30 días;
• se almacenan en infraestructura externa e independiente del entorno principal de producción;
• están destinados principalmente a recuperar la Plataforma ante contingencias importantes.

Los backups estándar no constituyen un servicio de recuperación individual, historial o versionado. Los archivos y documentos cargados por los usuarios no forman parte actualmente del respaldo estándar.

Whimo puede utilizar proveedores tecnológicos especializados cuando resulten necesarios para prestar determinadas funcionalidades o soportar la operación de la Plataforma.

Su participación se gestiona conforme a las obligaciones contractuales, de privacidad y seguridad aplicables.

Las funciones de Inteligencia Artificial de Whimo se activan únicamente cuando un Usuario, o una automatización configurada por este, utiliza una funcionalidad que requiere IA.

Whimo no analiza de forma general las bases de datos de sus clientes para entrenar modelos propios.

La información enviada a proveedores de Inteligencia Artificial se limita a aquella necesaria para ejecutar la funcionalidad solicitada.

Whimo puede conectarse con servicios externos cuando el Usuario decide activar una integración. El intercambio de información depende de los permisos concedidos y de los datos necesarios para ejecutar la funcionalidad habilitada.

El uso de una integración no significa que Whimo tenga acceso ilimitado a toda la información almacenada en el servicio externo.

El Usuario puede administrar o desconectar sus integraciones conforme a las opciones disponibles en la Plataforma.

Whimo proporciona herramientas para proteger el acceso a la Plataforma, pero ningún sistema tecnológico puede garantizar riesgo cero.

Recomendamos:

• utilizar contraseñas únicas y seguras;
• activar MFA;
• no compartir credenciales;
• revisar periódicamente los usuarios con acceso;
• retirar permisos cuando una persona deje de necesitarlos;
• proteger los dispositivos desde los que se accede a Whimo;
• informar rápidamente cualquier actividad sospechosa.

Dependiendo de las funcionalidades utilizadas, Whimo puede tratar información como:

• nombre y datos de contacto;
• información de la cuenta y del espacio de trabajo;
• datos necesarios para autenticación y seguridad;
• información contractual, administrativa y de facturación;
• comunicaciones con soporte;
• registros técnicos y de actividad;
• información incorporada por el Usuario dentro de procesos, formularios o módulos de Whimo;
• datos provenientes de integraciones autorizadas;
• información enviada a funcionalidades de Inteligencia Artificial cuando el Usuario decide utilizarlas.

En el caso de clientes empresariales, Whimo también puede procesar información que la organización incorpora sobre sus propios clientes, empleados, proveedores u otros terceros.

Whimo no adquiere propiedad sobre la información que los clientes incorporan a la Plataforma.

Cada organización conserva los derechos que legalmente le correspondan sobre su información, documentos, bases de datos y contenidos.

Cuando esa información contiene datos personales, los derechos sobre esos datos corresponden a las personas titulares de la información y deben ser tratados conforme a la legislación aplicable.

Por esta razón, en determinados tratamientos el Cliente puede actuar como Responsable del Tratamiento y Whimo como Encargado del Tratamiento, procesando la información conforme a las instrucciones del Cliente.

Utilizamos la información principalmente para:

• crear y administrar cuentas;
• prestar las funcionalidades contratadas;
• ejecutar procesos y automatizaciones configuradas por los usuarios;
• mantener la seguridad de la Plataforma;
• brindar soporte;
• gestionar pagos, contratos y comunicaciones relacionadas con el servicio;
• mantener y mejorar el funcionamiento técnico de Whimo;
• cumplir obligaciones legales;
• ejecutar integraciones o funcionalidades que el Usuario decide activar.

No utilizamos las bases de datos de nuestros clientes para crear perfiles comerciales ajenos al servicio ni para vender información a terceros.

No.

Whimo no vende datos personales ni bases de datos de sus clientes.

Determinados proveedores tecnológicos pueden recibir la información estrictamente necesaria para prestar una funcionalidad de Whimo, operar infraestructura o ejecutar una integración.

Ese acceso no constituye una venta de datos.

Los proveedores intervienen de acuerdo con la función que prestan y las obligaciones de privacidad y seguridad aplicables.

El acceso dentro de cada organización depende de los usuarios, roles y permisos configurados en su espacio de trabajo.

Whimo aplica controles de acceso para limitar el acceso administrativo y operativo a la información.

Cuando personal autorizado de Whimo necesite acceder a determinada información por razones de soporte, seguridad, mantenimiento o cumplimiento, dicho acceso debe limitarse a lo necesario para atender esa finalidad.

Los clientes son responsables de administrar adecuadamente los accesos que conceden a los miembros de su propia organización.

Cuando una empresa utiliza Whimo para gestionar información de sus clientes, estudiantes, empleados, proveedores, contactos u otras personas, normalmente esa organización determina para qué y cómo utiliza esos datos.

En estos casos, el Cliente puede actuar como Responsable del Tratamiento y Whimo como Encargado del Tratamiento.

Whimo procesa esa información para proporcionar el servicio y ejecutar las instrucciones del Cliente, de acuerdo con el contrato y el DPA aplicable.

Esto significa que Whimo no puede utilizar libremente esas bases de datos para finalidades propias no relacionadas con la prestación del servicio.

Whimo no utiliza la información de sus clientes para entrenar modelos propios de Inteligencia Artificial.

Las funcionalidades que requieren IA procesan información cuando el Usuario —o una automatización configurada por él— activa una función que necesita dicha tecnología.

Whimo no analiza de manera general las bases de datos de sus clientes en segundo plano para entrenar sistemas de IA.

Whimo puede conectarse con servicios externos cuando el Usuario decide activar una integración. El intercambio de información depende de los permisos concedidos y de los datos necesarios para ejecutar la funcionalidad habilitada.

El uso de una integración no significa que Whimo tenga acceso ilimitado a toda la información almacenada en el servicio externo.

Los usuarios pueden administrar o desconectar sus integraciones conforme a las opciones disponibles.

Whimo utiliza infraestructura y proveedores tecnológicos que pueden prestar sus servicios desde Colombia o desde otros países.

Por esta razón, determinados tratamientos pueden implicar transmisión o procesamiento internacional de información.

Cuando esto ocurre, Whimo aplica los mecanismos contractuales y de protección que correspondan según la naturaleza del tratamiento y la legislación aplicable.

La conservación depende del tipo de información y de su finalidad.

Algunos datos se mantienen mientras la cuenta o relación contractual permanezca activa. Otros pueden conservarse durante períodos adicionales cuando resulten necesarios para:

• cumplir obligaciones legales;
• atender reclamaciones;
• mantener registros contractuales o contables;
• investigar incidentes;
• proteger la seguridad de la Plataforma.

Whimo también mantiene determinados respaldos técnicos de la base de datos durante 30 días para recuperación ante contingencias importantes. Los backups no funcionan como un historial individual de información ni como un sistema de versionado.

Cuando termina la relación con Whimo, la información se gestiona de acuerdo con las condiciones contractuales, la naturaleza de los datos y las obligaciones legales aplicables.

Determinada información puede eliminarse o dejar de estar disponible en los sistemas activos, mientras que algunos registros pueden conservarse durante el período legalmente necesario.

Las copias de seguridad existentes pueden mantener temporalmente información hasta completar su ciclo normal de retención.

Sí.

Las personas titulares de datos personales pueden ejercer los derechos reconocidos por la legislación aplicable, incluyendo, cuando corresponda:

• conocer sus datos;
• solicitar acceso;
• actualizar información;
• solicitar correcciones;
• conocer cómo se utilizan;
• solicitar eliminación;
• revocar autorizaciones cuando legalmente proceda;
• presentar consultas o reclamaciones.

Cuando Whimo procesa información por cuenta de un cliente empresarial, algunas solicitudes pueden tener que ser atendidas inicialmente por la organización que actúa como Responsable del Tratamiento.

Para asuntos relacionados con privacidad y protección de datos: privacy@whimo.app

Para asuntos jurídicos generales: legal@whimo.app

No.

Whimo no desarrolla ni entrena modelos propios utilizando la información de sus clientes.

Determinadas funcionalidades pueden requerir la participación de un proveedor externo de Inteligencia Artificial. Su participación se limita a la prestación de la funcionalidad solicitada y se gestiona conforme a las obligaciones contractuales, de privacidad y seguridad aplicables.

No.

Whimo no envía automáticamente bases de datos completas a un modelo de Inteligencia Artificial ni las analiza permanentemente en segundo plano para entrenar sistemas de IA.

Cuando una función necesita IA, Whimo transmite la información necesaria para ejecutar esa operación concreta.

Por ejemplo, si una automatización está configurada para analizar determinado texto, se procesa la información vinculada a esa acción y no toda la información existente en el espacio de trabajo.

Depende de la funcionalidad utilizada.

Puede incluir:

• texto introducido por el Usuario;
• información seleccionada o mapeada dentro de un proceso;
• instrucciones configuradas para una automatización;
• mensajes necesarios para mantener el contexto de una conversación;
• otros datos indispensables para generar la respuesta solicitada.

Whimo procura limitar la información transmitida a aquella que resulta necesaria para ejecutar la función correspondiente.

Determinados tratamientos relacionados con funcionalidades de Inteligencia Artificial pueden ocurrir fuera de Colombia.

Cuando esto ocurre, Whimo aplica los mecanismos contractuales y de protección que correspondan según la naturaleza del tratamiento y la legislación aplicable.

El reconocimiento de texto y el análisis mediante Inteligencia Artificial son procesos diferentes.

La extracción de texto de un documento no implica por sí sola que dicho documento sea enviado a un proveedor de IA.

Si posteriormente el Usuario activa una función de Inteligencia Artificial que necesita analizar ese contenido, podrá procesarse la información necesaria para realizar esa tarea.

Depende de la funcionalidad.

En determinadas experiencias conversacionales, Whimo puede conservar el historial necesario para mantener el contexto del hilo y permitir que el Usuario continúe la conversación.

Ese historial forma parte de la información administrada por Whimo y puede estar sujeto a eliminación conforme a las funcionalidades disponibles, las condiciones del servicio y las obligaciones legales aplicables.

Whimo también puede registrar información técnica de utilización de IA, por ejemplo:

• consumo;
• función utilizada;
• fecha;
• costos asociados.

Estos registros técnicos no significan que Whimo utilice las conversaciones para entrenar modelos propios.

Sí.

Las funcionalidades de IA forman parte de determinadas herramientas y automatizaciones de Whimo, pero no convierten toda la Plataforma en un sistema que necesite analizar permanentemente tu información mediante IA.

Cuando una funcionalidad requiere IA, Whimo procura identificarla claramente para que el Usuario entienda cuándo está utilizando este tipo de tecnología.

Los sistemas de Inteligencia Artificial pueden generar respuestas incorrectas, incompletas, desactualizadas o inadecuadas para una situación concreta.

Por esta razón, los resultados generados por IA deben considerarse herramientas de apoyo y no una sustitución automática del criterio profesional o humano cuando una decisión pueda tener consecuencias importantes.

Los usuarios deben revisar los resultados antes de utilizarlos en decisiones:

• jurídicas;
• financieras;
• médicas;
• laborales;
• u otras situaciones de impacto significativo.

Whimo puede incorporar, sustituir o complementar proveedores tecnológicos a medida que evoluciona la Plataforma.

Cuando un cambio implique modificaciones relevantes en la manera en que se procesa información personal o empresarial, Whimo actualizará la información correspondiente y realizará las comunicaciones que resulten legalmente necesarias.

El compromiso de Whimo no depende de un proveedor específico: el uso de información para funciones de IA debe mantenerse limitado a la prestación de las funcionalidades de Whimo y sujeto a las obligaciones de privacidad y seguridad aplicables.

Whimo realiza copias de seguridad de la base de datos de la Plataforma.

Estas copias incluyen la información almacenada en la base de datos necesaria para apoyar la recuperación del servicio ante una contingencia de infraestructura.

Los archivos y documentos cargados por los usuarios no forman parte actualmente del backup estándar.

Las copias de seguridad de la base de datos se realizan de forma automatizada y diaria.

Los respaldos se conservan durante 30 días.

Después de completar su período de retención, los respaldos anteriores se eliminan conforme al ciclo normal definido para este proceso.

Sí.

Antes de ser almacenadas, las copias de seguridad de la base de datos son cifradas.

Además, se almacenan en infraestructura externa e independiente del entorno principal de producción.

Esta separación busca reducir el riesgo de que un mismo incidente afecte simultáneamente el sistema de producción y sus copias de seguridad.

Su objetivo principal es ayudar a recuperar la Plataforma y su base de datos ante contingencias importantes, como fallas graves de infraestructura o situaciones que requieran restaurar información desde un respaldo disponible.

Los backups están diseñados como una medida de recuperación de infraestructura.

No son un servicio de:

• historial de cambios;
• versionado de registros;
• papelera permanente;
• recuperación individual bajo demanda;
• archivo documental;
• recuperación garantizada de información eliminada por un Usuario.

No necesariamente.

Whimo no garantiza que pueda recuperar información que un Usuario haya eliminado directamente.

Aunque determinada información pueda permanecer temporalmente dentro del ciclo técnico de los backups, estas copias están destinadas a la recuperación general de la Plataforma y no constituyen un mecanismo de restauración individual por Usuario, registro o documento.

Por esta razón, recomendamos no utilizar los backups de Whimo como sustituto de una política propia de conservación de información crítica.

Los archivos y documentos cargados a Whimo no se encuentran incluidos actualmente en el esquema estándar de backup de la base de datos.

Esto significa que el respaldo diario estándar no debe interpretarse como una copia adicional de todos los documentos almacenados por el Cliente.

Si una organización requiere una estrategia específica de respaldo de archivos, puede consultar con Whimo las opciones disponibles.

Sí, sujeto a disponibilidad y condiciones del servicio.

Whimo puede ofrecer respaldo adicional de archivos cuando una organización lo requiera, especialmente en escenarios o planes Enterprise.

Las condiciones pueden depender de factores como:

• volumen de archivos;
• capacidad de almacenamiento necesaria;
• frecuencia de respaldo requerida;
• período de conservación;
• necesidades particulares de recuperación.

Este servicio puede tener un costo adicional.

No.

Ninguna infraestructura tecnológica puede garantizar ausencia absoluta de interrupciones.

Las copias de seguridad ayudan a reducir el impacto de determinadas contingencias y permiten disponer de información para apoyar procesos de recuperación, pero no eliminan todos los riesgos operativos ni garantizan disponibilidad ininterrumpida.

Whimo no publica actualmente un tiempo garantizado de recuperación para el servicio estándar.

La recuperación dependerá de factores como:

• naturaleza del incidente;
• infraestructura afectada;
• disponibilidad del respaldo;
• alcance de la restauración necesaria.

Los tiempos de recuperación dependen de las circunstancias y del alcance de cada incidente.

Recomendamos que cada Cliente mantenga copias independientes de aquella información que resulte esencial para su negocio o cuya pérdida pueda tener consecuencias importantes.

Esto es especialmente relevante para:

• documentos originales;
• información legal;
• registros financieros;
• otros activos que deban conservarse por razones operativas o regulatorias.

Whimo proporciona medidas de continuidad para su Plataforma, pero estas no sustituyen las obligaciones de conservación y respaldo propias de cada organización.

Sí. Las organizaciones pueden solicitar información adicional cuando la necesiten para sus procesos internos de evaluación, contratación o cumplimiento.

Para asuntos jurídicos generales: legal@whimo.app

Para asuntos de privacidad y datos personales: privacy@whimo.app